Umowa o zachowaniu poufności NDA

Czym jest umowa NDA?

NDA to skrót od angielskiego określenia Non-Disclosure Agreement. W praktyce oznacza umowę, na podstawie której jedna lub obie strony zobowiązują się do zachowania określonych informacji w poufności oraz do korzystania z nich wyłącznie w ustalonym celu.

W polskim prawie nie istnieje jeden odrębny typ umowy nazwanej „NDA”. Możliwość zawierania takich umów wynika przede wszystkim z zasady swobody umów. Strony mogą więc samodzielnie ukształtować zakres swoich praw i obowiązków, o ile postanowienia umowy pozostają zgodne z prawem, właściwością stosunku prawnego oraz zasadami współżycia społecznego.

Umowa NDA może zostać zawarta jako samodzielna umowa albo jako część większego kontraktu, na przykład umowy o świadczenie usług, umowy B2B, umowy inwestycyjnej czy kontraktu zawieranego z podwykonawcą.

Jej podstawowym zadaniem jest określenie zasad postępowania z informacjami, których ujawnienie lub wykorzystanie przez osoby nieuprawnione mogłoby zaszkodzić stronie przekazującej te informacje.

Jakie informacje powinna chronić umowa NDA?

Jednym z najważniejszych elementów umowy jest precyzyjne określenie informacji poufnych.

Nie zawsze dobrym rozwiązaniem jest zapis, zgodnie z którym poufne są po prostu „wszystkie informacje przekazane w związku ze współpracą”. Tak szeroka definicja może w praktyce powodować trudności w ustaleniu, które informacje rzeczywiście miały podlegać szczególnej ochronie.

Zakres poufności można określić poprzez wskazanie konkretnych kategorii informacji. Mogą to być między innymi:

• informacje handlowe i finansowe przedsiębiorstwa;

• warunki umów zawieranych z klientami i kontrahentami;

• cenniki, kalkulacje oraz zasady ustalania cen;

• bazy klientów i dostawców;

• strategie sprzedażowe i marketingowe;

• plany rozwoju przedsiębiorstwa;

• informacje dotyczące nowych produktów lub usług;

• dokumentacja technologiczna i techniczna;

• know-how;

• kod źródłowy, dokumentacja informatyczna i rozwiązania programistyczne;

• informacje dotyczące prowadzonych negocjacji;

• projekty umów oraz warunki przyszłych transakcji.

Zakres ten powinien zawsze odpowiadać charakterowi współpracy. Innych postanowień będzie wymagała umowa z programistą mającym dostęp do kodu źródłowego, innych negocjacje dotyczące sprzedaży przedsiębiorstwa, a jeszcze innych współpraca z podmiotem posiadającym dostęp do bazy klientów.

W tym kontekście istotne znaczenie ma również pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji mogą nią być informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób zwykle zajmujących się tego rodzaju informacjami, pod warunkiem podjęcia odpowiednich działań w celu zachowania ich poufności.

Umowa NDA może być jednym z takich działań zabezpieczających.

Umowa o zachowaniu poufności powinna określać cel wykorzystania informacji

Samo wskazanie, które informacje są poufne, może być niewystarczające. W umowie warto również określić, w jakim celu druga strona otrzymuje dostęp do chronionych informacji.

Przykładowo przedsiębiorca może przekazywać dane potencjalnemu inwestorowi wyłącznie w celu przeprowadzenia analizy planowanej transakcji. Firma informatyczna może udostępnić dokumentację systemu podwykonawcy tylko po to, aby mógł wykonać określoną usługę. Z kolei podczas negocjacji informacje finansowe mogą być przekazane wyłącznie w celu oceny możliwości rozpoczęcia współpracy.

W takiej sytuacji umowa powinna jasno wskazywać, że otrzymanych danych nie wolno wykorzystywać do innych celów.

Ma to szczególne znaczenie dlatego, że zagrożeniem nie jest jedynie publiczne ujawnienie informacji. Szkoda może powstać również wtedy, gdy druga strona zachowa dane dla siebie, ale wykorzysta je na własną korzyść lub w działalności konkurencyjnej.

Komu można przekazywać informacje poufne?

W praktyce strona podpisująca umowę NDA bardzo często nie jest jedyną osobą, która będzie miała dostęp do informacji. Przy realizacji projektu mogą uczestniczyć pracownicy, współpracownicy, członkowie zarządu, księgowi, prawnicy, doradcy czy podwykonawcy.

Dlatego umowa o zachowaniu poufności powinna określać, czy i na jakich zasadach informacje mogą być przekazywane kolejnym osobom.

Można przykładowo przewidzieć, że dostęp do informacji uzyskają wyłącznie osoby, dla których jest to niezbędne do wykonania umowy. Warto jednocześnie określić obowiązek zapewnienia, aby również takie osoby były zobowiązane do zachowania poufności.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest także ustalenie, kto ponosi odpowiedzialność, jeżeli informację ujawni pracownik lub podwykonawca kontrahenta.

Brak odpowiednich regulacji w tym zakresie może prowadzić do sytuacji, w której formalnie strony zawarły NDA, ale poufne dane zostały przekazane szerokiemu kręgowi osób bez odpowiedniej kontroli.

Jakie działania dotyczące informacji poufnych powinny być zabronione?

Dobra umowa NDA nie powinna ograniczać się do ogólnego zdania, że strony „zobowiązują się do zachowania poufności”.

Warto określić konkretne zachowania, których strona otrzymująca informacje nie może podejmować.

Zakaz może obejmować przede wszystkim:

• ujawnianie informacji osobom nieuprawnionym;

• przekazywanie dokumentów lub ich kopii osobom trzecim;

• publikowanie informacji;

• wykorzystywanie danych w innym celu niż określony w umowie;

• kopiowanie informacji w zakresie, który nie jest potrzebny do realizacji współpracy;

• udostępnianie danych konkurentom drugiej strony;

• wykorzystywanie informacji dla własnej działalności gospodarczej.

Zakres obowiązków powinien odpowiadać temu, jakie realne zagrożenia mogą wystąpić w konkretnej współpracy.

Jak zabezpieczyć informacje poufne?

Umowa NDA może również określać sposób przechowywania i zabezpieczania przekazywanych informacji.

W zależności od rodzaju danych strony mogą uzgodnić przykładowo ograniczenie dostępu do dokumentacji, obowiązek korzystania z określonych zabezpieczeń informatycznych albo zakaz przechowywania informacji poza wskazanymi systemami.

Takie regulacje mają dodatkowe znaczenie w przypadku informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Samo określenie danych jako poufnych nie powinno bowiem zastępować faktycznych działań służących ich ochronie.

W praktyce ochrona informacji jest najskuteczniejsza wtedy, gdy rozwiązania prawne idą w parze z odpowiednimi procedurami organizacyjnymi i technicznymi.

Jakie informacje nie powinny być objęte poufnością?

Umowa powinna wskazywać również sytuacje, w których obowiązek poufności nie znajduje zastosowania.

Typowym przykładem są informacje, które już wcześniej były publicznie dostępne albo stały się publiczne bez naruszenia umowy przez stronę zobowiązaną.

Wyłączenie może obejmować także dane, które strona posiadała zgodnie z prawem jeszcze przed ich otrzymaniem od kontrahenta lub które pozyskała legalnie z innego źródła.

Osobnego uregulowania wymagają sytuacje, w których ujawnienie informacji jest wymagane na podstawie przepisów prawa, decyzji właściwego organu lub w związku z postępowaniem sądowym.

Prawidłowe określenie wyjątków pozwala uniknąć sytuacji, w której umowa nakłada obowiązki niemożliwe do wykonania albo obejmuje informacje, których ochrona nie ma już uzasadnienia.

Jak długo powinien obowiązywać obowiązek zachowania poufności?

Umowa NDA powinna jednoznacznie określać czas obowiązywania zobowiązania do zachowania poufności.

Nie zawsze powinien on być taki sam jak czas trwania podstawowej współpracy. Informacje mogą zachowywać wartość gospodarczą również po rozwiązaniu lub wygaśnięciu głównej umowy.

Z tego względu strony mogą ustalić, że obowiązek poufności będzie trwał przez określony czas po zakończeniu współpracy albo do momentu wystąpienia określonego zdarzenia.

Okres ochrony powinien zostać ustalony z uwzględnieniem charakteru informacji. Niektóre dane szybko tracą aktualność, podczas gdy know-how, dokumentacja techniczna czy określone rozwiązania organizacyjne mogą wymagać ochrony przez znacznie dłuższy okres.

Nie warto więc mechanicznie przepisywać okresu poufności z przypadkowego wzoru umowy NDA. Powinien on odpowiadać rzeczywistemu interesowi strony przekazującej informacje.

Co powinno stać się z dokumentami po zakończeniu współpracy?

W praktyce istotnym elementem NDA jest także uregulowanie dalszych losów przekazanych materiałów.

Umowa może zobowiązywać stronę do zwrotu dokumentów po zakończeniu współpracy, usunięcia plików zawierających informacje poufne albo zniszczenia ich kopii.

Warto ustalić również, czy obowiązek ten dotyczy kopii zapasowych, wiadomości e-mail, dokumentów przechowywanych przez pracowników oraz danych znajdujących się w systemach informatycznych.

Im bardziej wartościowe są przekazywane informacje, tym większe znaczenie ma precyzyjne określenie zasad postępowania z nimi po zakończeniu relacji pomiędzy stronami.

Czy umowa NDA powinna przewidywać karę umowną?

Jednym ze sposobów zabezpieczenia obowiązku poufności jest kara umowna.

Jej znaczenie jest szczególnie widoczne w sytuacji, gdy naruszenie NDA może spowodować poważne konsekwencje biznesowe, ale dokładne wykazanie wysokości poniesionej szkody byłoby trudne.

W umowie należy precyzyjnie określić, za jakie naruszenie kara będzie należna oraz w jaki sposób zostanie ustalona jej wysokość. Możliwe jest przykładowo powiązanie kary z każdym przypadkiem bezprawnego ujawnienia informacji.

Sama wysokość kary powinna zostać dostosowana do znaczenia chronionych danych i potencjalnych konsekwencji naruszenia. Kara rażąco wygórowana może podlegać zmniejszeniu przez sąd.

Warto zwrócić uwagę również na relację kary umownej do odszkodowania. Jeżeli strony chcą zachować możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary, odpowiednie postanowienie powinno znaleźć się w umowie.

Co jeszcze powinna regulować umowa o zachowaniu poufności?

Oprócz podstawowych obowiązków dotyczących informacji poufnych umowa powinna odpowiadać na kilka praktycznych pytań.

Należy przede wszystkim ustalić, czy obowiązek zachowania poufności jest jednostronny, czy wzajemny. Jeżeli informacje przekazuje wyłącznie jeden podmiot, NDA może zabezpieczać przede wszystkim jego interesy. Jeżeli natomiast obie strony wymieniają się wrażliwymi informacjami, zasadniczo uzasadnione jest uregulowanie obowiązków obu stron.

Warto także określić sposób postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia poufności. Umowa może przewidywać obowiązek niezwłocznego poinformowania drugiej strony oraz podjęcia działań ograniczających skutki zdarzenia.

Znaczenie może mieć również wybór prawa właściwego oraz określenie zasad rozstrzygania sporów, zwłaszcza gdy umowę zawierają podmioty działające w różnych państwach.

Umowa NDA powinna być dostosowana do konkretnej współpracy

Skuteczna umowa o zachowaniu poufności NDA nie polega na umieszczeniu w kontrakcie jak największej liczby zakazów. Najważniejsze jest dokładne określenie tego, co ma być chronione, przed jakimi działaniami, przez jaki okres i z jakimi konsekwencjami w przypadku naruszenia.

Szczególnie istotne jest precyzyjne zdefiniowanie informacji poufnych, wskazanie celu, w którym mogą być wykorzystywane, określenie osób uprawnionych do dostępu, zasad dalszego udostępniania informacji, czasu trwania poufności oraz odpowiedzialności za naruszenie umowy.

Gotowy wzór NDA znaleziony w Internecie może nie uwzględniać charakteru konkretnej działalności, rodzaju przekazywanych danych ani rzeczywistych zagrożeń związanych ze współpracą. Z tego względu treść umowy powinna każdorazowo odpowiadać sytuacji stron i wartości informacji, które mają zostać objęte ochroną.

Prawidłowo skonstruowana umowa NDA może być ważnym elementem ochrony know-how i innych wartościowych informacji przedsiębiorstwa, ale jej skuteczność zależy przede wszystkim od jakości i precyzji zawartych w niej postanowień.

Wpisy blogowe nie stanowią porady prawnej w indywidualnej sprawie. Jeżeli chcecie Państwo skonsultować swój problem prawny z naszą Kancelarią, zapraszamy do kontaktu.